Kadın GiriÅŸimcinin Not Defteri – 2

Evden Çalışırken Zamandan Tasarruf Etmenin Dört Yolu

Hiç yirmi günde dört saatin yeterli olmadığını düşündüğünüz oldu mu? Ben sık sık kendimi, görev listemdeki her şeyi bitirebilmek için günde ekstra bir ya da iki saate daha sahip olmayı dilerken bulurum. Küçük çocuklar halen evde iken, onların ihtiyaçları ile meşgul olmak için sürekli olarak ev tabanlı işimi yaparken dikkatim dağılır. Çalışmam gereken zamanı etkili bir şekilde kullanmak kaçınılmaz hale geldi. Çalışma zamanımı etkili bir şekilde kullanmanın birkaç yolunu buldum ve sırlarımın birkaçını sizinle paylaşmak istiyorum.

Bir: Her çaldığında telefona cevap vermeyin.

Siz çalışmaya çalışırken telefonunuz sürekli çalıyor ise, bırakın telesekreteriniz kişisel asistanlığınızı yapsın. Arayanın kimliğini kontrol edin ve numarayı tanımıyor ya da arayanı daha sonra tekrar arayabileceğinizi düşünüyor iseniz, bırakın arayan kişi size mesaj bıraksın.

Her gün ya da gün aşırı olarak size gelen telefonlara geri dönüş yapmaya ayıracağınız bir zaman belirleyin. Tüm telefon görüşmelerinizi mümkün olduğu kadar kısa tutun, böylece tüm aramalara geri dönüş yapabilirsiniz. Kağıt işleri veya ofisinizi aramakla zamanı harcamamak için mümkün olduğunca, kişiye istenilen bilgiyi e-posta ile göndermeyi teklif edin.

İki: e-posta programınızı akıllıca kullanın.

Her gün gereksiz e-postaları temizlemekle uğraşmamak için bir istenmeyen e-posta filtresi kurun. E-postalarınızı dosyalamak için sağlanan klasörler, etiketleri ve diğer araçları işinize yarayacak şekilde kullanın. Ben ödemeler, formlar, yazışma vs. gibi gelen her bir genel e-posta tipi için bir klasör belirledim ve aldığım her e-postayı dosyalıyorum. Bu da benim gelen kutumu düzenli tutmamı ve uygun olduğum zaman e-postaları kolaylıkla bulmamı sağlıyor. Aynı zamanda, işime dair bir proje üzerinde çalışırken, e-posta programımı kapatıyorum. Böylece elimdeki projeye odaklanabiliyorum.

Kullandığım bir başka e-posta kısa yolu ise, önemli gördüğüm e-postaları e-posta programına bağlı olarak bir bayrak ya da yıldız ile işaretlemek. Bunu sadece cevap gerektiren e-postalar için kullanıyorum. Her sabah tüm e-postalarımı gözden geçiriyor ve gerektiği şekilde sınıflandırıp, bayrakla işaretliyor ya da siliyorum. Gün içinde tekrar e-postalarıma baktığım zaman öncelikle bayrak işaretli olanları inceliyor ve mümkün olduğunca hepsine cevap veriyorum. Daha sonra klasörlere gidiyor ve bekleyen e-postalarımla ilgileniyorum.

Üç: Ofisinizi organize edin.

Masanızın üstü derli toplu olsun ve birkaç haftada bir çekmece ve dosyalarınızı elden geçirmek ve temizlemek için zaman ayırın. Artık ihtiyacınız olmayan kâğıtları atın ve toplanan gereksiz öğeleri koymak için yeni bir yer bulun. Ben birinin iletişim bilgisine ihtiyacım olduğu zaman hızlıca başvurmak üzere masamın üzerinde bir kartvizit tutacağı bulunduruyorum. Aynı zamanda faturaları takip etmek için bir mektup tutacağı ve başvuru kitaplarımı elimin altında tutmak için de bir dizi kitap dayağı kullanıyorum.

Eğer siz de benim gibi bir yapışkan not fanatiği iseniz, notlarınızı takviminize ya da planlayıcınıza geçirmek için her gün sonunda biraz zaman ayırın. Her akşam ne kadar çok yapışkan notu ortadan kaldırırsanız ertesi sabah önemli görevleri yerine getirmek için o kadar çok zamanınız olur.

Bir VA (Sanal Asistan) kullanın

En sonunda işiniz artık tüm gerekli görevleri tek başınıza yapamayacağınız derecede büyüdü ise, bir sanal asistan (VA) kullanmayı göz önünde bulundurun. Çoğu sanal asistanı proje başına saatlik olarak kiralayabilirsiniz, böylece iş bütçenizin dışına çıkmadan çalışabilirsiniz. Sanal asistanlar, web sitenizi güncellemekten işiniz hakkında basın bülteni göndermeye kadar birçok görevi yerine getirebilir. İşim için yaptığım en iyi şeylerden biri de bir VA kullanmaktır. Onun yardımıyla işimi daha etkili yapacak özgürlüğüm ve diğer konularla ilgilenecek vaktim oluyor.

Evden çalışırken zamanınızı daha etkili kullanmanın birçok yolu var. Az zamanda daha çok iş yapmak için, parmağınızın ucundaki araçları kullanın. Her şeyi yapmaya çalışarak açmaza sürüklenmeyin – ne zaman yardıma ihtiyacınız olduğunu bilin. Kendinizi elinizdeki işe odaklı tutarak hayal ettiğinizden çok daha fazla zaman tasarrufu yaparsınız.

Jenna Ashley

Radiant Tercüme